Agente de IA para Gerenciamento de Documentação Escolar

03 de December de 2025 • Tempo de leitura: 5 min

Como criar um agente de IA que organiza e verifica a documentação necessária para matrículas e rematrículas.

Biblioteca de Prompts e Agentes

1. Propósito e Escopo

Este documento define todos os prompts, configurações de memória, transição entre estados, consulta a documentos e demais requisitos funcionais para o Agente de IA de Gerenciamento de Documentação Escolar. Essa documentação é um modelo de PRD ou Documento de Requisitos de Produto específicos para construção de Agentes de IA.

O objetivo principal é garantir que todos os documentos necessários para matrículas e rematrículas sejam coletados, verificados e organizados de forma sistemática e segura, notificando os responsáveis em caso de documentação incompleta ou incorreta.

2. Contexto e Problema

Problemas Identificados

  • Erros na submissão de documentação escolar: Leva a atrasos no processo de matrícula.
  • Falta de organização e verificação eficaz: Documentação necessária não é devidamente organizada e verificada.

3. Impactos Esperados

A implementação deste agente visa alcançar os seguintes resultados:

  • Garantir conformidade: Todos os documentos necessários são coletados e verificados quanto à conformidade.
  • Organização sistemática e segura: Documentos são organizados e armazenados de forma eficaz.
  • Notificação de documentação incompleta: Responsáveis são notificados imediatamente em caso de documentação incompleta ou incorreta.

4. Visão Geral da Solução

O agente de IA para gerenciamento de documentação escolar organiza e verifica a documentação necessária para matrículas e rematrículas, garantindo conformidade com os requisitos escolares. A seguir são detalhadas todas as regras de negócio e especificações funcionais necessárias para que esse agente atue de forma eficaz e autônoma na gestão de documentos escolares.

A solução consiste em um fluxo de automação composto por cinco agentes de IA. O processo inicia com a normalização dos requisitos documentais e termina com a geração de notificações aos responsáveis.

A execução dos agentes é sequencial e linear, seguindo a ordem definida na tabela abaixo.

Agentes Função Principal
Agente de Normalização de Requisitos Documentais (RF 1) Transformar as exigências escolares em um checklist padronizado e inequívoco para conferência.
Agente de Classificação e Extração de Metadados de Documentos (RF 2) Classificar arquivos enviados e extrair metadados para conferência objetiva.
Agente de Verificação de Conformidade Documental (RF 3) Comparar checklist e documentos classificados para decidir conformidade.
Agente de Organização e Plano de Arquivamento (RF 4) Propor estrutura lógica de armazenamento e nomenclatura padronizada para documentos.
Agente de Geração de Notificações aos Responsáveis (RF 5) Produzir mensagens estruturadas e acionáveis para responsáveis.

5. Protótipos

Para proporcionar uma visão clara e tangível da solução proposta, criamos protótipos interativos que demonstram tanto o fluxo de trabalho dos agentes quanto o resultado final que o cliente receberá. Explore os links abaixo para entender melhor a solução em ação.

Ver Agente na Prototipe AI

6. Requisitos Funcionais

RF 1. Agente de Normalização de Requisitos Documentais

1.1 Tarefa do Agente

Transformar as exigências escolares (por etapa/série/turno e condição do aluno) em um checklist padronizado e inequívoco para conferência.

1.2 Prompt ou Instruções do Agente 
 # 1. Contexto e explicações sobre inputs iniciais
Você está recebendo a lista oficial de requisitos documentais da escola para matrícula/rematrícula, incluindo variações por série/idade, aluno novo x veterano e condições especiais (ex.: bolsista, PCD, guarda judicial).

# 2. Objetivo
Transformar as exigências escolares em um checklist padronizado e inequívoco para conferência.

# 3. Regras que você deve seguir para gerar sua resposta
- Construa uma lista única e deduplicada de itens com id curto e estável no formato "DOC-"; cada item deve ter: nome, obrigatorio (bool), aceita_copia_autenticada (bool), aceita_digital (bool), criterios_validade (objeto), metadados_exigidos (lista), regras_equivalencia (lista), aplica_para_condicoes (lista de triggers de elegibilidade como "todas", "aluno_novo", "rematricula", "educacao_infantil", "fundamental", "PCD").
- Em criterios_validade, defina regras mensuráveis: ex.: meses_max_emissao (int) para comprovantes, precisa_estar_legivel (bool), precisa_conter_assinatura (bool), tamanho_minimo_imagem_px_lado_menor (int), extensoes_permitidas (["pdf","jpg","png"]).
- Padronize um dicionário de triggers de condição: aluno_novo, rematricula, educacao_infantil, fundamental_I, fundamental_II, medio, PCD, bolsista, guarda_judicial, maioridade, estrangeiro. Não crie AND/OR; combine numa única tag quando necessário (ex.: "aluno_novo_infantil").
- Liste equivalências explícitas aceitas e negativas (ex.: "conta_celular_nao_aceita").
- Se algum requisito do input for ambíguo, inclua no output a chave "ambiguidades" com itens e pergunta_clareza para decisão humana.
- O output deve sempre incluir checklist_version e itens ordenados por criticidade (obrigatório primeiro) e depois por nome.
1.3 Configurações do Agente

1.3.1 Especificação do Input

  • Mecanismo de Acionamento: Este agente é o ponto de partida do fluxo e deve ser acionado pelo envio de uma lista oficial de requisitos documentais via API. Na fase de testes, o fluxo será iniciado pelo envio manual dos dados, que serão enviados para o agente diretamente por upload do documento na interface da Prototipe AI, para acelerar o processo de validação.
  • Tipo do input: O input inicial para o fluxo é uma lista de requisitos documentais.
  • Formatos Suportados: Esse agente deve ser capaz de receber documentos nos formatos: .pdf, .docx.
  • Número de caracteres esperado: Este agente deve ter capacidade para processar um input de texto com até 20.000 caracteres.

1.3.2 Especificação do Output

  • Formato de output: O output deve ser um JSON estruturado que inclui checklist_version e itens ordenados por criticidade e nome.
  • Exemplo de Estrutura de Output: 
     {"checklist_version":"2025.1","itens":[{"id":"DOC-CRTN-NASC","nome":"Certidão de Nascimento","obrigatorio":true,"aceita_copia_autenticada":true,"aceita_digital":true,"criterios_validade":{"precisa_estar_legivel":true,"todas_as_pagina_frente_verso":false},"metadados_exigidos":["nome_aluno","filiacao"],"regras_equivalencia":["RG_do_menor<14_anos_nao_substitui","Certidao_de_Nascimento_pode_ser_2a_via"],"aplica_para_condicoes":["todas"]}]}
  • Número de caracteres esperado: O JSON gerado terá um tamanho aproximado de 3.000 caracteres.

1.3.3 Parâmetros de Geração

  • Modelo: GPT-5
  • Temperatura: 0.6

1.3.4 Ferramentas do Agente

  • Documentos: Não consulta documentos externos.
  • Calculadora: Não utiliza.
  • Busca Online: Não utiliza.
  • Sistemas Externos: Não se conecta a sistemas externos.

1.3.5 Memória

1.3.6 Regras de Orquestração e Transição

Ao concluir sua execução, esse agente aciona o Agente de Classificação e Extração de Metadados de Documentos (RF 2).

RF 2. Agente de Classificação e Extração de Metadados de Documentos

2.1 Tarefa do Agente

Receber arquivos enviados e classificá-los contra o checklist, extraindo metadados mínimos para conferência objetiva.

2.2 Prompt ou Instruções do Agente 
 # 1. Contexto e explicações sobre inputs iniciais
Você está recebendo arquivos de documentos (PDF/Imagem) e um checklist padronizado, além de dados básicos do aluno/responsável (nome completo, data de nascimento, série/etapa, CPF(s) se houver).

# 2. Objetivo
Classificar arquivos enviados e extrair metadados mínimos para conferência objetiva.

# 3. Regras que você deve seguir para gerar sua resposta
- Para cada arquivo recebido, atribua um tipo_id que exista no checklist; se não houver correspondência inequívoca, registre em nao_classificados com motivo padronizado: ["tipo_indefinido","baixa_legibilidade","arquivo_corrompido","pags_incompletas","documento_duplo"].
- Extraia apenas metadados definidos em metadados_exigidos do checklist do tipo correspondente. Campos inexistentes não devem ser criados.
- Defina status_preliminar ∈ ["legivel","duvida_legibilidade","ilegivel"] com base em sinais de leitura (sem técnicas, apenas regra semântica: se texto-chave não pode ser identificado, marque "ilegivel").
- Valide presença de frente/verso quando o tipo exigir (criterios_validade.todas_as_pagina_frente_verso = true). Se ausente, inclua em nao_classificados com motivo "pags_incompletas".
- Não normalize valores; apenas extraia string crua e, quando aplicável, datas no formato ISO-8601 (YYYY-MM-DD).
- Mantenha o mapeamento arquivo_id -> tipo_id único; se um arquivo aparenta conter múltiplos documentos, classifique-o como "tipo_indefinido" e sinalize necessidade de reenvio segmentado.
2.3 Configurações do Agente

2.3.1 Especificação do Input

  • Mecanismo de Acionamento: Este agente deve ser acionado automaticamente após a conclusão do agente anterior (RF 1).
  • Tipo do input: Este agente deve ser apto a receber arquivos de documentos, um checklist padronizado e dados básicos do aluno/responsável.
  • Formatos Suportados: Esse agente deve ser capaz de receber arquivos nos formatos: .pdf, .jpg, .png.
  • Número de caracteres esperado: Este agente deve ter capacidade para processar um input de até 10.000 caracteres por arquivo.

2.3.2 Especificação do Output

  • Formato de output: O output deve ser um JSON estruturado que inclui documentos classificados e não classificados, com metadados extraídos.
  • Exemplo de Estrutura de Output: 
     {"documentos_classificados":[{"arquivo_id":"up_001","tipo_id":"DOC-COMPR-RES","status_preliminar":"legivel","metadados":{"endereco":"Rua X, 123","data_emissao":"2025-10-20","titular":"Maria Silva"},"aderencia_campos":{"endereco":true,"data_emissao":true,"titular":true}}],"nao_classificados":[{"arquivo_id":"up_004","motivo":"tipo_indefinido_ou_documento_duplo"}]}
  • Número de caracteres esperado: O JSON gerado terá um tamanho aproximado de 3.000 caracteres.

2.3.3 Parâmetros de Geração

  • Modelo: GPT-5
  • Temperatura: 0.6

2.3.4 Ferramentas do Agente

  • Documentos: Não consulta documentos externos.
  • Calculadora: Não utiliza.
  • Busca Online: Não utiliza.
  • Sistemas Externos: Não se conecta a sistemas externos.

2.3.5 Memória

2.3.6 Regras de Orquestração e Transição

Ao concluir sua execução, esse agente aciona o Agente de Verificação de Conformidade Documental (RF 3).

RF 3. Agente de Verificação de Conformidade Documental

3.1 Tarefa do Agente

Comparar checklist e documentos classificados, decidir conformidade por item e consolidar faltas, incorreções e prazos.

3.2 Prompt ou Instruções do Agente 
 # 1. Contexto e explicações sobre inputs iniciais
Você está recebendo um checklist padronizado, documentos classificados do agente anterior e o contexto do aluno (condições aplicáveis e calendário com data_limite_entrega).

# 2. Objetivo
Comparar checklist e documentos classificados para decidir conformidade.

# 3. Regras que você deve seguir para gerar sua resposta
- Determine aplicabilidade do item com base em aplica_para_condicoes e no contexto do aluno; itens não aplicáveis ficam com status "nao_aplicavel" e não bloqueiam.
- Para cada item aplicável, atribua status ∈ ["conforme","invalido","pendente","nao_aplicavel"].
  • "conforme": documento presente, metadados obrigatórios extraídos, regras de validade satisfeitas.
  • "invalido": presente, mas viola uma ou mais regras (ex.: meses_max_emissao excedido, tipo de comprovante não aceito, ausência de assinatura quando exigida, status_preliminar = "ilegivel").
  • "pendente": não encontrado documento correspondente.
- Registre motivos padronizados por violação: ["emissao_maior_que_X_dias","tipo_comprovante_nao_aceito","assentamento_incompleto","falta_assinatura","baixa_legibilidade","dados_inconsistentes_com_cadastro","pags_incompletas"]. Quando usar X, substitua pelo valor do checklist.
- Se regras_equivalencia listarem alternativas aceitas e uma delas estiver presente, considere o item conforme.
- Defina faltantes como a lista de todos os itens com status "pendente" aplicáveis.
- pendencias_bloqueantes = true se houver algum item obrigatório com status "pendente" ou "invalido".
- Sempre calcular prazos: para cada item não conforme, defina "prazo" igual à data_limite_entrega recebida; se ausente, use 7 dias corridos a partir da data de avaliação e inclua campo "prazo_assumido": true.
3.3 Configurações do Agente

3.3.1 Especificação do Input

  • Mecanismo de Acionamento: Este agente deve ser acionado automaticamente após a conclusão do agente anterior (RF 2).
  • Tipo do input: Este agente deve ser apto a receber um checklist padronizado, documentos classificados e o contexto do aluno.
  • Formatos Suportados: Esse agente deve ser capaz de receber inputs nos formatos: .json.
  • Número de caracteres esperado: Este agente deve ter capacidade para processar um input de até 15.000 caracteres.

3.3.2 Especificação do Output

  • Formato de output: O output deve ser um JSON estruturado que inclui conformidade geral, itens verificados e suas pendências.
  • Exemplo de Estrutura de Output: 
     {"conformidade_geral":"incompleto","itens":[{"id":"DOC-COMPR-RES","status":"invalido","motivos":["emissao_maior_que_90_dias","titular_diferente_sem_declaracao_vinculo"],"acao_recomendada":"reenviar_documento","prazo":"2025-12-10"},{"id":"DOC-CRTN-NASC","status":"conforme"}],"faltantes":["DOC-CART-VAC"],"pendencias_bloqueantes":true}
  • Número de caracteres esperado: O JSON gerado terá um tamanho aproximado de 4.000 caracteres.

3.3.3 Parâmetros de Geração

  • Modelo: GPT-5
  • Temperatura: 0.6

3.3.4 Ferramentas do Agente

  • Documentos: Não consulta documentos externos.
  • Calculadora: Não utiliza.
  • Busca Online: Não utiliza.
  • Sistemas Externos: Não se conecta a sistemas externos.

3.3.5 Memória

3.3.6 Regras de Orquestração e Transição

Ao concluir sua execução, esse agente aciona o Agente de Organização e Plano de Arquivamento (RF 4).

RF 4. Agente de Organização e Plano de Arquivamento

4.1 Tarefa do Agente

Propor estrutura lógica de armazenamento e nomenclatura padronizada para todos os documentos recebidos.

4.2 Prompt ou Instruções do Agente 
 # 1. Contexto e explicações sobre inputs iniciais
Você está recebendo o relatório de conformidade, dados do aluno (nome completo, id interno, série) e uma lista de arquivos recebidos com seus arquivo_id e tipo_id.

# 2. Objetivo
Propor estrutura lógica de armazenamento e nomenclatura padronizada para todos os documentos recebidos.

# 3. Regras que você deve seguir para gerar sua resposta
- Defina uma única raiz por ciclo letivo: "/////".
- Padrão de arquivos: "-_."; se não houver data, omita o sufixo de data.
- Normalizar ALUNO-ID-NORM como "-" sem acentos.
- Incluir manifest com pares tipo_id -> arquivo_id; se arquivo não classificado, sugerir pasta "_revisar" e prefixo "PEND-" no nome_sugerido.
- Não execute operações de armazenamento; apenas forneça plano e nomes sugeridos.
4.3 Configurações do Agente

4.3.1 Especificação do Input

  • Mecanismo de Acionamento: Este agente deve ser acionado automaticamente após a conclusão do agente anterior (RF 3).
  • Tipo do input: Este agente deve ser apto a receber o relatório de conformidade, dados do aluno e uma lista de arquivos recebidos.
  • Formatos Suportados: Esse agente deve ser capaz de receber inputs nos formatos: .json.
  • Número de caracteres esperado: Este agente deve ter capacidade para processar um input de até 10.000 caracteres.

4.3.2 Especificação do Output

  • Formato de output: O output deve ser um JSON estruturado que inclui a estrutura de pastas proposta, nomenclaturas sugeridas e um manifest de arquivos.
  • Exemplo de Estrutura de Output: 
     {"estrutura_pastas":["/2025/matriculas/6o_ano/ALU-4582-CARLA_SOUZA/"],"nomenclaturas":[{"arquivo_id":"up_001","nome_sugerido":"ALU-4582_DOC-COMPR-RES_2025-10-20.pdf"}],"manifest":{"aluno_id":"ALU-4582","itens":[{"tipo_id":"DOC-COMPR-RES","arquivo_id":"up_001","hash_sha256":""}]}}
  • Número de caracteres esperado: O JSON gerado terá um tamanho aproximado de 3.000 caracteres.

4.3.3 Parâmetros de Geração

  • Modelo: GPT-5
  • Temperatura: 0.6

4.3.4 Ferramentas do Agente

  • Documentos: Não consulta documentos externos.
  • Calculadora: Não utiliza.
  • Busca Online: Não utiliza.
  • Sistemas Externos: Não se conecta a sistemas externos.

4.3.5 Memória

4.3.6 Regras de Orquestração e Transição

Ao concluir sua execução, esse agente aciona o Agente de Geração de Notificações aos Responsáveis (RF 5).

RF 5. Agente de Geração de Notificações aos Responsáveis

5.1 Tarefa do Agente

Produzir mensagens estruturadas e acionáveis para responsáveis, diferenciando pendências bloqueantes e orientações de correção.

5.2 Prompt ou Instruções do Agente 
 # 1. Contexto e explicações sobre inputs iniciais
Você está recebendo o relatório de conformidade com motivos padronizados, dados de contato dos responsáveis (nome, e-mail, telefone, canal preferencial) e dados institucionais (nome da escola, prazos, links de reenvio).

# 2. Objetivo
Produzir mensagens estruturadas e acionáveis para responsáveis, diferenciando pendências bloqueantes e orientações de correção.

# 3. Regras que você deve seguir para gerar sua resposta
- Agrupar pendências por severidade: bloqueantes primeiro, depois não bloqueantes.
- Para cada item, converter motivos padronizados em instruções objetivas de reenvio (ex.: "Envie comprovante emitido há no máximo 90 dias; contas de celular não são aceitas").
- Sempre incluir: aluno, lista de pendências com id e descrição amigável, prazo, link/rota de reenvio, canal de suporte.
- Produzir ao menos uma mensagem por canal preferencial; se ausente, gerar versão para e-mail.
- Tom: cordial, claro, sem jargões; evitar linguagem acusatória; orientar próximo passo em até 2 frases por pendência.
- Se não houver pendências, gerar mensagem de confirmação de conformidade e próximos passos.
5.3 Configurações do Agente

5.3.1 Especificação do Input

  • Mecanismo de Acionamento: Este agente deve ser acionado automaticamente após a conclusão do agente anterior (RF 4).
  • Tipo do input: Este agente deve ser apto a receber o relatório de conformidade, dados de contato dos responsáveis e dados institucionais.
  • Formatos Suportados: Esse agente deve ser capaz de receber inputs nos formatos: .json.
  • Número de caracteres esperado: Este agente deve ter capacidade para processar um input de até 12.000 caracteres.

5.3.2 Especificação do Output

  • Formato de output: O output deve ser um JSON estruturado que inclui mensagens para os responsáveis, templates utilizados e tom de comunicação.
  • Exemplo de Estrutura de Output: 
     {"mensagens":[{"canal":"email","assunto":"Pendências de documentação - Matrícula 2025","corpo_txt":"Prezada(o) ...","variaveis":{"aluno":"Carla Souza","prazo":"2025-12-10"},"resumo_pendencias":[{"id":"DOC-COMPR-RES","motivos":["emissao_maior_que_90_dias"]}],"bloqueante":true}],"templates_utilizados":["pendencia_bloqueante","ajuste_documento_invalido"],"tom":"claro_e_respeitoso"}
  • Número de caracteres esperado: O JSON gerado terá um tamanho aproximado de 4.000 caracteres.

5.3.3 Parâmetros de Geração

  • Modelo: GPT-5
  • Temperatura: 0.6

5.3.4 Ferramentas do Agente

  • Documentos: Não consulta documentos externos.
  • Calculadora: Não utiliza.
  • Busca Online: Não utiliza.
  • Sistemas Externos: Não se conecta a sistemas externos.

5.3.5 Memória

  • Visibilidade das Instruções (Prompt): As instruções deste agente não devem ser visíveis para nenhum agente subsequente.
  • Visibilidade da Resposta: A resposta gerada por este agente é o entregável final e não é passada para outros agentes internos.

5.3.6 Regras de Orquestração e Transição

A execução deste agente finaliza o fluxo. As mensagens geradas são o resultado que deve ser disponibilizado ao usuário.

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